Kad grāmatvedība sāk bremzēt uzņēmuma izaugsmi?

Uzņēmumam augot, palielinās ne tikai apgrozījums. Pieaug rēķinu skaits, darbinieku skaits, bankas konti, projekti, noliktavas operācijas un vadības pieprasījumi pēc arvien detalizētākas informācijas.

Sākumā grāmatvedību nereti iespējams organizēt samērā vienkārši: dokumenti tiek nosūtīti e-pastā, dati ievadīti manuāli, bet finanšu rezultāti apskatīti reizi mēnesī. Taču pienāk brīdis, kad līdzšinējā sistēma vairs netiek līdzi uzņēmuma vajadzībām.

Problēma parasti nav tajā, ka grāmatvedība tiek veikta nepareizi. Problēma ir tajā, ka tā tiek organizēta tāpat kā laikā, kad uzņēmums bija daudz mazāks.

1. Vadības atskaites ir pieejamas pārāk vēlu

Ja uzņēmuma vadība iepriekšējā mēneša rezultātus saņem tikai nākamā mēneša beigās, informācija vairs nav īpaši noderīga operatīvu lēmumu pieņemšanai.

Vadītājam būtu savlaicīgi jāredz:

• apgrozījums un peļņa;

• izmaksu izmaiņas;

• debitoru parādi;

• naudas plūsma;

• rezultāti pa projektiem, struktūrvienībām vai uzņēmuma darbības virzieniem.

Grāmatvedības dati nav paredzēti tikai nodokļu deklarāciju sagatavošanai. Pareizi organizēti, tie kļūst par uzņēmuma vadības instrumentu.

2. Uzņēmumam ir peļņa, bet trūkst naudas

Peļņa finanšu pārskatā ne vienmēr nozīmē, ka uzņēmuma bankas kontā ir pietiekami daudz naudas.

Naudas plūsmas problēmas var radīt:

• lēna klientu apmaksa;

• pārāk lieli krājumi;

• būtiski avansa maksājumi;

• neplānoti nodokļu maksājumi;

• straujš darbinieku vai izmaksu pieaugums;

• nepietiekami kontrolēti uzņēmuma izdevumi.

Ja uzņēmuma vadība regulāri ir pārsteigta par gaidāmo nodokļu maksājumu vai konta atlikumu, ir nepieciešama detalizētāka naudas plūsmas kontrole.

3. Dati tiek vairākkārt ievadīti manuāli

Vidējos uzņēmumos bieži tiek izmantotas vairākas sistēmas: grāmatvedības programma, projektu vadības sistēma, internetveikals, noliktavas uzskaite, algu sistēma un internetbankas.

Ja dati starp šīm sistēmām tiek pārvietoti manuāli, rodas vairāki riski:

• kļūdas;

• datu dublēšanās;

• nevajadzīgs darbinieku laika patēriņš;

• atšķirīgi skaitļi dažādās atskaitēs;

• grūtības izsekot datu izcelsmei.

Automatizācijai nav obligāti jāsākas ar dārgu un sarežģītu IT projektu. Dažreiz pietiek ar bankas datu importu, strukturētu rēķinu apriti vai automātisku pārdošanas datu nodošanu grāmatvedības sistēmai.

4. Neviens precīzi nezina uzņēmuma peļņu pa projektiem

Uzņēmums kopumā var strādāt ar peļņu, lai gan atsevišķi klienti, projekti vai pakalpojumi rada zaudējumus.

Ja izmaksas netiek korekti sadalītas pa projektiem vai struktūrvienībām, vadība nevar objektīvi novērtēt:

• kuri klienti ir rentabli;

• kuri pakalpojumi rada lielāko peļņu;

• kur izmaksas pieaug visstraujāk;

• kur būtu jāmaina cenas;

• no kuriem projektiem būtu jāatsakās.

Šādu analīzi parasti nevar iegūt tikai no standarta peļņas vai zaudējumu aprēķina. Nepieciešama uzņēmuma vajadzībām pielāgota grāmatvedības uzskaite.

5. Grāmatvedība ir atkarīga no viena cilvēka

Ja tikai viens darbinieks zina, kā tiek sagatavotas algas, iesniegtas deklarācijas, saskaņoti konti un sagatavotas vadības atskaites, uzņēmumam rodas būtisks darbības nepārtrauktības risks.

Atvaļinājums, slimība vai darbinieka aiziešana var radīt:

• nokavētus termiņus;

• nepieejamu informāciju;

• grūtības atrast dokumentus;

• ilgu zināšanu nodošanas procesu;

• papildu izmaksas kļūdu labošanai.

Svarīgākajiem grāmatvedības procesiem jābūt dokumentētiem, aizvietojamiem un pārbaudāmiem.

6. Gada pārskata sagatavošana kļūst par ārkārtas projektu

Gada pārskatam un auditam nevajadzētu būt vairāku mēnešu ilgai dokumentu meklēšanai un datu labošanai.

Ja gada beigās regulāri atklājas nesaskaņoti konti, trūkstoši dokumenti vai neizskaidrojami atlikumi, tas nozīmē, ka problēmas nav radušās gada pārskata sagatavošanas laikā. Tās ir uzkrājušās visa gada garumā.

Kvalitatīva mēneša slēgšana būtiski samazina gada pārskata un audita izmaksas.

7. Grāmatvedis spēj pateikt, kas notika, bet nepalīdz saprast, kāpēc

Grāmatvedība tradicionāli analizē pagātni. Taču augošam uzņēmumam nepieciešams arī skaidrojums.

Piemēram:

• kāpēc samazinājās bruto peļņa;

• kāpēc pieauga administrācijas izmaksas;

• kāpēc konkrētam projektam ir zemāka rentabilitāte;

• kā veidosies naudas plūsma nākamajos mēnešos;

• kā plānotais darbinieku pieaugums ietekmēs uzņēmuma rezultātu.

Laba finanšu funkcija neaprobežojas ar pareizu skaitļu sagatavošanu. Tā palīdz vadībai šos skaitļus saprast un izmantot.

Grāmatvedībai jāaug kopā ar uzņēmumu

Vidējam uzņēmumam ne vienmēr ir nepieciešams liels iekšējais finanšu departaments. Taču tam ir nepieciešami skaidri procesi, savlaicīgi dati un atbildība par rezultātu.

Pareizi organizēta ārpakalpojuma grāmatvedība var apvienot:

• ikdienas grāmatvedības uzskaiti;

• nodokļu deklarāciju sagatavošanu;

• algu aprēķinu;

• vadības atskaites;

• naudas plūsmas kontroli;

• auditam sagatavotu dokumentāciju;

• datu importu un sistēmu integrācijas;

• finanšu konsultācijas vadībai.

Confidentum palīdz uzņēmumiem sakārtot grāmatvedības procesus tā, lai vadība saņemtu ne tikai korektas deklarācijas, bet arī savlaicīgu un saprotamu finanšu informāciju.

Ja jūsu uzņēmums ir izaudzis no līdzšinējās grāmatvedības sistēmas, iespējams, nav nepieciešams strādāt vairāk. Nepieciešams citādi organizēt procesus.