Ko drīkst pirkt uz uzņēmumu un ko labāk nepirkt?

Viens no biežākajiem jautājumiem, ko uzdod uzņēmumu īpašnieki, ir ļoti vienkāršs: vai šo drīkst pirkt uz uzņēmumu?

Telefons, dators, auto, degviela, kafija, mēbeles, pusdienas ar klientu, ceļojums, apģērbs, dāvanas darbiniekiem — ikdienā robeža starp uzņēmuma un privātiem izdevumiem ne vienmēr šķiet skaidra.

Īsā atbilde: uz uzņēmumu drīkst pirkt to, kas ir saistīts ar uzņēmuma saimniecisko darbību un ko var pamatot ar dokumentiem.

Tomēr praksē svarīgs nav tikai rēķins. Svarīgi ir arī tas, vai izdevumam ir ekonomiska jēga konkrētā uzņēmuma darbībā.

Galvenais princips

Lai izdevumu varētu attiecināt uz uzņēmumu, tam jābūt saistītam ar uzņēmuma darbību.

Tas nozīmē, ka uzņēmumam jāspēj paskaidrot:

• kāpēc šis pirkums bija nepieciešams;

• kā tas tiek izmantots uzņēmuma darbībā;

• vai ir korekti noformēti dokumenti;

• vai pirkums nav galvenokārt privātām vajadzībām.

  
  

Ja pirkumu nav iespējams pamatot ar uzņēmuma darbības nodrošināšanu, tas var tikt uzskatīts par ar saimniecisko darbību nesaistītu izdevumu. Šādi izdevumi var radīt papildu uzņēmumu ienākuma nodokļa risku.

Piemēri izdevumiem, kas parasti ir pamatoti

Uz uzņēmumu var iegādāties preces un pakalpojumus, kas tieši nepieciešami uzņēmuma darbībai.

Piemēram:

• dators, monitors, printeris, telefons;

• grāmatvedības, noliktavas, CRM vai projektu vadības programmas;

• biroja mēbeles un aprīkojums;

• internets, telefona sakari, mājaslapas uzturēšana;

• profesionālie pakalpojumi — grāmatvedība, juridiskās konsultācijas, mārketings, IT;

• darba instrumenti un aprīkojums;

• preces tālākpārdošanai;

• ražošanas materiāli;

• bankas komisijas un maksājumu apstrādes pakalpojumi;

• darba aizsardzības preces;

• apmācības, ja tās ir saistītas ar uzņēmuma darbību.

  
  

Šādos gadījumos svarīgi, lai rēķins būtu noformēts uz uzņēmumu un pirkumam būtu saprotama saistība ar uzņēmuma darbību.

Telefons un dators

Telefons un dators ir vieni no biežākajiem pirkumiem uz uzņēmumu.

Ja uzņēmuma īpašnieks vai darbinieks tos izmanto darba vajadzībām, šāds pirkums parasti ir pamatots. Tomēr jāvērtē arī samērīgums.

Piemēram, ja IT konsultants iegādājas jaudīgu datoru darbam, tas parasti ir saprotami. Ja mazs uzņēmums bez darbiniekiem iegādājas vairākus dārgus telefonus, var rasties jautājumi par to izmantošanu.

Praktiski ieteikumi:

• rēķinu noformēt uz uzņēmumu;

• pirkumu apmaksāt no uzņēmuma bankas konta;

• saglabāt rēķinu un maksājuma dokumentu;

• pārliecināties, ka pirkums ir samērīgs uzņēmuma darbības apjomam.

Auto, degviela un remonti

Auto izdevumi ir viena no riskantākajām tēmām, jo auto bieži tiek izmantots gan uzņēmuma, gan privātām vajadzībām.

Uzņēmumam var būt pamatoti izdevumi par:

• auto nomu vai līzingu;

• degvielu;

• remontiem;

• apdrošināšanu;

• tehnisko apskati;

• stāvvietām;

• auto mazgāšanu.

  
  

Tomēr jāvērtē, vai auto tiešām tiek izmantots tikai uzņēmuma vajadzībām. Ja auto tiek izmantots arī privāti, tad papildus būtu jāmaksā uzņēmumu vieglo automobiļu nodoklis.

Tāpat vieglo pasažieru automašīnu pirkumam ir limits 75 000 + PVN. Tāpēc auto izdevumiem ieteicams pievērst īpašu uzmanību un pirms lielākiem pirkumiem konsultēties ar grāmatvedi.

Kafija, ūdens, pārtika un alkohols

Dzeramais ūdens darbiniekiem birojā ir uzskatāms par saimnieciskās darbības izdevumu.

Kafijas, tējas, uzkodu un citu pārtikas produktu iegāde jāvērtē pēc to izmantošanas mērķa. Ja uzņēmuma saimnieciskā darbība ir saistīta ar ēdināšanu, pārtikas nodrošināšanu, degustācijām, pasākumu organizēšanu vai citu darbību, kurā pārtikas produktu iegāde ir nepieciešama pakalpojuma sniegšanai vai preču pārdošanai, šādi izdevumi būs saimnieciskās darbības izdevumi.

Ja kafija, tēja vai līdzīgi produkti tiek pirkti darbinieku vajadzībām, tie nav uzskatāmi par saimnieciskās darbības izdevumiem, ja vien šādi labumi nav paredzēti darba koplīgumā. Ja darba koplīgumā ir paredzēti darbinieku ēdināšanas, motivēšanas vai labbūtības pasākumi un ir izpildīti likumā noteiktie nosacījumi, šādi izdevumi var tikt vērtēti kā personāla ilgtspējas pasākumu izdevumi, ievērojot ilgtspējas izdevumiem piemērojamos ierobežojumus 5% apmērā no iepriekšējā gada bruto algu kopsummas.

Ja kafija, tēja, ūdens, uzkodas vai citi produkti tiek nodrošināti klientiem, sadarbības partneriem vai sanāksmju dalībniekiem, šādi izdevumi parasti ir vērtējami kā reprezentācijas izdevumi, ievērojot reprezentācijas izdevumiem piemērojamos ierobežojumus 5% apmērā no iepriekšējā gada bruto algu kopsummas.

Alkohola iegāde ir vērtējama īpaši piesardzīgi. Ja alkohols tiek iegādāts reprezentācijas vajadzībām, piemēram, klientu vai sadarbības partneru uzņemšanai, tas var tikt vērtēts kā reprezentācijas izdevums, ja ir skaidrs pasākuma mērķis, dalībnieki un saistība ar uzņēmuma saimniecisko darbību. Savukārt alkohola iegāde patēriņam vai bez skaidra saimnieciska pamatojuma rada augstu risku, ka šādi izdevumi tiks uzskatīti par ar saimniecisko darbību nesaistītiem izdevumiem.

Jebkurā gadījumā jāvērtē izdevumu mērķis, samērīgums un dokumentārais pamatojums. Regulāri vai būtiski pārtikas un alkohola pirkumi bez skaidra pamatojuma var radīt risku, ka tie tiks uzskatīti par privāta patēriņa vai ar saimniecisko darbību nesaistītiem izdevumiem.

Pusdienas, restorāni un tikšanās ar klientiem

Šeit jābūt uzmanīgiem.

Ja uzņēmuma pārstāvis tiekas ar klientu vai sadarbības partneri, restorāna vai kafijas izdevums var būt saistīts ar uzņēmuma darbību. Tomēr ir svarīgi, lai būtu saprotams darījuma mērķis.

Ieteicams pie čeka vai iekšējā piezīmē norādīt:

• ar ko notika tikšanās;

• kāds bija tikšanās mērķis;

• kā tā saistīta ar uzņēmuma darbību.

  
  

Bez šāda pamatojuma restorāna izdevums var izskatīties kā privāts patēriņš.

Apģērbs

Apģērbs arī ir sarežģīta tēma. Ikdienas apģērbu parasti nevar vienkārši pirkt uz uzņēmumu tikai tāpēc, ka cilvēks to valkā darbā. Uzvalks, kleita, apavi vai mētelis parasti var tikt izmantoti arī privāti, tāpēc šādi izdevumi var būt riskanti.

Izņēmumi var būt gadījumi, kad apģērbs ir tieši nepieciešams darba veikšanai, piemēram:

• darba apģērbs ražošanā;

• aizsargapģērbs;

• formas tērps;

• apģērbs ar uzņēmuma zīmolu, ja tas tiek izmantots reklāmai vai darbam.

Ceļojumi un komandējumi

Ceļojuma izdevumi var būt uzņēmuma izdevumi, ja brauciens ir saistīts ar uzņēmuma darbību.

Piemēram:

• tikšanās ar klientu;

• izstādes vai konferences apmeklējums;

• darbs pie projekta ārvalstīs;

• sadarbības partneru apmeklējums.

Svarīgi saglabāt dokumentus un pamatot brauciena mērķi. Ja brauciens ir daļēji privāts, jāvērtē, kuru izmaksu daļu drīkst attiecināt uz uzņēmumu.

Piemēram, aviobiļete uz konferenci var būt pamatots izdevums, bet ģimenes locekļu ceļojuma izmaksas nebūs uzņēmuma izdevumi.

Dāvanas darbiniekiem un klientiem

Dāvanas var būt uzņēmuma izdevumi, bet tām ir jāvērtē nodokļu sekas.

Jānošķir:

• dāvanas darbiniekiem;

• dāvanas klientiem;

• reprezentācijas izdevumi;

• reklāmas priekšmeti;

• privāta rakstura dāvanas.

Piemēram, nelielas dāvanas ar uzņēmuma logo klientiem var būt saistītas ar reklāmu vai reprezentāciju. Savukārt dārga dāvana konkrētai personai var radīt nodokļu sekas.

Dāvanu limits darbiniekiem ir 100 Eur gadā personai.

Savukārt pie reprezentācijas izdevumiem pieskaita arī izdevumus par mazvērtīgajiem priekšmetiem (līdz 20 Eur), kuri satur komersanta zīmolu un tiek izplatīti ar mērķi popularizēt komersantu.

Izdevumu kvalificēšana, ja uzņēmums reprezentācijas priekšmetus dāvina klientiem:

Dāvanas ar logo vērtība EUR	Vai identificē dāvanu saņēmušo personu?	Nodokļu piemērošana
< 20	Neidentificē	Nepiemēro ne iedzīvotāju ienākuma nodokli, ne uzņēmumu ienākuma nodokli. Uzņēmumam - reprezentācijas izdevumi
> 20	Fizisko personu identificē	Piemēro iedzīvotāju ienākuma nodokli. Uzņēmumam – saimnieciskās darbības izdevumi
	Juridisko personu identificē	Nepiemēro uzņēmumu ienākuma nodokli. Uzņēmumam - reprezentācijas izdevumi
	Neidentificē	Piemēro uzņēmumu ienākuma nodokli. Uzņēmumam –nesaistīti ar saimniecisko darbību izdevumi

Izdevumi, kas bieži rada risku

Īpaši uzmanīgi jāvērtē šādi izdevumi:

• pārtikas pirkumi lielveikalā;

• apģērbs un apavi;

• sporta preces;

• sadzīves tehnika;

• ceļojumi;

• restorāni;

• dāvanas;

• dzīvokļa vai mājas izdevumi;

• degviela bez skaidra auto izmantošanas pamatojuma;

• luksusa preces;

• izdevumi ģimenes locekļiem.

Tas nenozīmē, ka šādi izdevumi nekad nevar būt pamatoti. Bet tiem vajag skaidru saistību ar uzņēmuma darbību.

Kas ir un kas nav reprezentācijas izdevumi?

Reprezentācijas izdevumi ir izdevumi, kas saistīti ar uzņēmuma prestiža un tēla veidošanu un uzturēšanu, kā arī klientu, sadarbības partneru vai potenciālo klientu uzņemšanu. Tie parasti nav tieši vērsti uz konkrētas preces vai pakalpojuma pārdošanu, bet vairāk uz uzņēmuma atpazīstamību, reputāciju un biznesa attiecību uzturēšanu. Jāņem vērā arī tas, ka no reprezentācijas izdevumiem var atskaitīt tikai 40% PVN, pārejā PVN summa ir jāiekļauj reprezentācijas izmaksās.

Par reprezentācijas izdevumiem var būt, piemēram, klientu vai sadarbības partneru uzņemšana, kafija, ūdens, uzkodas vai maltīte biznesa tikšanās laikā, kā arī dāvanas vai priekšmeti ar uzņēmuma nosaukumu vai logo, ja tie galvenokārt kalpo uzņēmuma tēla veidošanai.

Ja uz priekšmeta ir tikai uzņēmuma nosaukums vai logo, piemēram, pildspalva ar “Confidentum” logo, šādi izdevumi parasti vairāk atbilst reprezentācijas izdevumiem.

Savukārt, ja uz priekšmeta, reklāmas materiāla vai publikācijas tiek norādīts konkrēts produkts, pakalpojums, akcija, cena, piedāvājums vai aicinājums iegādāties, šādi izdevumi parasti vairāk atbilst reklāmas izdevumiem. Piemēram, pildspalva vai buklets ar tekstu “Confidentum — grāmatvedības pakalpojumi”, “gada pārskatu sagatavošana” vai “algas aprēķins uzņēmumiem” jau ir vērsts uz konkrētu pakalpojumu popularizēšanu, tāpēc šāds izdevums var tikt klasificēts kā reklāmas izdevums.

Praksē jāvērtē izdevuma mērķis un saturs. Ja galvenais mērķis ir uzņēmuma prestiža un attiecību veidošana, tas vairāk atbilst reprezentācijai. Ja galvenais mērķis ir preču vai pakalpojumu popularizēšana un pieprasījuma veicināšana, tas vairāk atbilst reklāmai.

Ar rēķinu vien nepietiek

Bieža kļūda ir domāt, ka, ja rēķins ir uz uzņēmumu, tad viss ir kārtībā.

Tā nav.

Rēķins ir tikai viens no dokumentiem. Joprojām jāspēj pamatot, kāpēc izdevums bija nepieciešams uzņēmuma darbībai.

Piemēram, ja uzņēmums nopērk televizoru, tas var būt pamatots izdevums konferenču telpai vai klientu prezentācijām. Bet tas var būt arī privāts izdevums, ja televizors faktiski atrodas īpašnieka dzīvesvietā un netiek izmantots uzņēmuma vajadzībām.

Kā uzņēmumam sevi pasargāt

Lai mazinātu riskus, ieteicams ievērot dažus praktiskus principus.

Pirmkārt, pirkumiem jābūt samērīgiem ar uzņēmuma darbību un apgrozījumu.

Otrkārt, rēķiniem jābūt pareizi noformētiem uz uzņēmumu.

Treškārt, par neskaidriem izdevumiem vēlams sagatavot īsu pamatojumu — piemēram, piezīmi pie dokumenta, aktu/rīkojumu vai vismaz e-pastu grāmatvedim.

Ceturtkārt, privātus izdevumus nevajadzētu jaukt ar uzņēmuma izdevumiem. Ja uzņēmuma konts tiek regulāri izmantots privātiem pirkumiem, grāmatvedība kļūst sarežģītāka un nodokļu riski palielinās.

Īsais tests pirms pirkuma

Pirms pērkat kaut ko uz uzņēmumu, uzdodiet sev piecus jautājumus:

1. Vai šis pirkums ir vajadzīgs uzņēmuma darbībai?

2. Vai es varēšu paskaidrot, kā tas tiek izmantots?

3. Vai rēķins būs noformēts uz uzņēmumu?

4. Vai pirkums nav galvenokārt privātām vajadzībām?

5. Vai pirkums ir samērīgs ar uzņēmuma darbības apjomu?

Ja uz kādu no šiem jautājumiem atbilde nav skaidra, labāk pirms pirkuma pajautāt grāmatvedim.

Secinājums

Uz uzņēmumu drīkst pirkt to, kas ir saistīts ar uzņēmuma saimniecisko darbību, ir saprātīgi pamatots un dokumentēts.

Galvenais jautājums nav tikai “vai ir rēķins?”, bet gan “vai šis izdevums tiešām ir nepieciešams uzņēmumam?”.

Ja izdevumam ir skaidrs biznesa mērķis, pareizi dokumenti un saprātīgs pamatojums, tas parasti ir daudz drošāk. Ja izdevums vairāk izskatās pēc privāta patēriņa, tas var radīt papildu nodokļu riskus.

Ja neesat pārliecināts, vai konkrētu pirkumu drīkst attiecināt uz uzņēmumu, drošāk ir pajautāt pirms pirkuma, nevis labot situāciju pēc tam.